En million dokumenter var pludselig ikke tilgængelige for nøglemedarbejdere, da Roskilde Kommune i 2022 foretog en kæmpe digital systemudskiftning. Men en smart robotløsning genopbyggede på rekordtid medarbejdernes dokument-adgang og sparede både penge og arbejdstid.
Scenariet opstod, da Roskilde Kommune i 2022 indførte et nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Alle kommunens sager og dokumenter skulle overføres fra det tidligere system til det nye. I den proces blev næsten en million sager og dokumenter utilgængelige for de ansatte.
-Der var ca. 50.000 sager, som lå forkert. Og de havde omkring 900.000 dokumenter tilknyttet. Så næsten én million sager og dokumenter skulle flyttes, fortæller Kristian Munkholm, der er ESDH-koordinator i Roskilde Kommune.
Ville kræve et års fuldtidsarbejde
En mulighed var at bede system-leverandøren om at påtage sig opgaven, men det ville være en økonomisk tung løsning, og tidsperspektivet ville være ukendt. Kommunen kunne også ansætte personale til manualt at flytte hver enkelt sag og dokument. Men det ville kræve, hvad der svarer til én persons fuldtidsarbejde i mindst ét år.
-Men så kom vi i snak med Rune Stæhr fra kommunens digitaliseringsafdeling, fortæller Kristian Munkholm.
Og så blev idéen om at bruge automatiseringsteknologi til opgaven født.
-Robotter kan udføre nogle ensformige opgaver, som vi andre absolut ikke gider at beskæftige os med, siger Rune Stæhr, der er teamleder i Digitalisering i Roskilde Kommune.
Rent teknisk skulle Roskilde Kommune af leverandøren have adgang til ESDH-systemets såkaldte API, der lidt simpelt kan beskrives som en særlig bagdør til systemets data, der arbejder noget hurtigere end i brugergrænsefladen, som alle almindelige brugere har adgang igennem. Roskilde blev testkommune i stort samarbejde
Den adgang til APIen fik Roskilde Kommune som test-kommune på vegne af Digitalisering Sjælland (DIGIT). ESDH-systemet er nemlig anskaffet som fællesindkøb i samarbejde med 10 andre kommuner, så man kan udnytte stordriftsfordele, ligesom eventuelle fremskridt og innovationer kan komme alle kommuner til gode i det digitale samarbejde.
I Digitaliseringsafdelingen i Roskilde Kommune gik robotudvikler Mustafa Ulas Yigit i gang med at udvikle en teknisk løsning, der via APIen kunne gå ind og automatisk ændre adgangen til hver enkelt sag og dokument, så de igen kunne tilgås af de rette medarbejdere.
Den færdige robot-løsning blev sat i gang med sin opgave midt i juli 2023, og den 23. oktober kl. 03.42 havde den arbejdet sig igennem kæmpebunken af sager og dokumenter og havde placeret dem korrekt.
-Vi fik genoprettet adgangen til de mange sager og dokumenter noget hurtigere, end et menneske kunne gøre. Og robotten udfører en opgave, som samtidig er hamrende ensformig. Så kan medarbejderne jo i stedet fokusere på noget, der er mere interessant og spændende og fagligt stimulerende, siger Rune Stæhr.
Robot-løsning åbner for nye muligheder
ESDH-koordinator Kristian Munkholm er ikke overraskende svært tilfreds med robot-løsningen, der både løste et stort akut problem, gjorde det på en billig måde og på noget nær rekordtid.
-Der har selvfølgelig været nogle udviklingsomkostninger. Men i og med, at digitaliseringsafdelingen har lavet den her opgave, har man fået kendskab til ESDH-systemets opbygning og til APIen. Og det kan genbruges, når han skal lave andre funktioner i samme system. Hans erfaringer kan også deles med de øvrige kommuner i DIGIT-samarbejdet, siger Kristian Munkholm.
-Den samme teknologi kan også bruges i andre sammenhænge. Fx når vi har organisationsændringer, som jo forekommer i ny og næ. Og teknologien vil også kunne benyttes, hvis der er folk, der stopper, og der så er en sags-stamme, hvor man fx har 100 sager, som Søren ikke længere har, men som Per skal overtage.
Mere tid til borgervendt arbejde
Nu kunne ansatte i administrative funktioner måske føle sig lidt udsat, når teknologien sådan kan gøre noget af deres arbejde både hurtigere, billigere og i længere tid end et menneske. En robot arbejder jo døgnet rundt og hele året uden fri, ferie og sygdom. Og Rune Stæhr er ikke blind for det argument.
-Det er klart, at hvis du dag ud og dag ind ikke laver andet end at sidde og betale de samme regninger og lave rutineopgaver i ét væk, så kommer den her teknologiske udvikling nok til at udfordre dig fremadrettet. Men vi vil jo få leveret andre opgaver ind. Det kunne fx handle om at skulle kontrollere, at robotten udfører tingene korrekt, siger Rune Stæhr.
-Og i den her verden, hvor vi kommer til at mangle arbejdskraft, får vi rigtig meget brug for vores kompetencer til noget, der er mere fagligt. Og dér siger jeg: Hellere bruge energien på ting, der er borgervendt. Og det er dér, robotterne kommer ind i billedet, siger Rune Stæhr.
