Roskilde Kommune har ved en gennemgang af kælderrum under rådhusets bygninger på Rådhusbuen 1, konstateret en større mængde papirer med oplysninger om borgere i gamle arkivskabe.
Som et led i det løbende arbejde med at sikre, at vi passer godt på borgernes oplysninger i Roskilde Kommune, har vi i en række arkivskabe fundet især pensionssager. Sagerne rækker mange år tilbage, og mange af dem vil have en alder og karakter, som betyder, at de for de flestes vedkommende skal kasseres.
En række af sagerne skal arkiveres, hvorfor kommunens stadsarkivar underviser relevante medarbejdere i at sortere, kassere, gemme og opbevare dokumenterne, så vi er sikre på, at vi passer på alt det, som skal sikres for eftertiden, samtidig med at vi ikke ligger inde med oplysninger, som vi ikke længere må gemme på.
Alle dokumenterne har været opbevaret i et aflåst lokale, og det er selvfølgelig kun medarbejdere med en nøgle, der har haft adgang.
De har anmeldt hændelsen til Datatilsynet, da vi ikke har haft et lovligt hjemmel til at opbevare dokumenterne i det pågældende lokale, og fordi vi ikke har haft et indgående kendskab til hvilke konkrete oplysninger, vi har opbevaret i lokalet.
Vi har også iværksat ekstra indsatser for at sikre, at noget lignende ikke vil finde sted igen.
Hvis du har spørgsmål til, hvorvidt dine oplysninger har været blandt de fundne, er du velkommen til at henvende dig – gerne før den 1. januar 2023, da arbejdet med at sortere og kassere går i gang allerede nu.
